Na quarta e última parte da análise da institucionalização do Arquivo Histórico Municipal Juarez Miguel Illa Font, trago noções acerca das fases de um documento até ele se tornar de fato “histórico”.

Fase Corrente: Nesta fase, os documentos estão em constante uso e consulta por parte dos usuários diretos, geralmente dentro da própria instituição que os produziu. São documentos que ainda estão ativos, ou seja, necessários para o andamento das operações cotidianas, decisões administrativas ou cumprimento de obrigações legais. Devido à sua frequência de uso, eles são mantidos próximos aos seus usuários. A organização, acesso rápido e eficiência na gestão desses documentos são prioritários.

Fase Intermediária: Após saírem da fase corrente, os documentos passam para a fase intermediária, onde ocorre uma diminuição significativa na frequência de seu uso. Embora não sejam mais necessários para as atividades diárias da instituição, esses documentos ainda precisam ser conservados por razões legais, fiscais ou administrativas, até que se cumpram os prazos estabelecidos na tabela de temporalidade. Nesta fase, os documentos podem ser armazenados em locais menos acessíveis, pois sua consulta é menos frequente. A gestão eficaz nesse período envolve a manutenção de um equilíbrio entre acessibilidade, segurança e otimização de espaço.

Fase Permanente: É a última fase do ciclo de vida dos documentos e se aplica apenas àqueles que, após avaliação, foram considerados de valor histórico, probatório ou informativo suficiente para serem preservados indefinidamente. Estes documentos passam a constituir o acervo permanente de um arquivo, museu, biblioteca ou outra instituição de guarda. Eles são considerados patrimônio cultural e histórico, servindo como fontes de pesquisa e informação para gerações futuras. A preservação, acesso e divulgação desses documentos são cuidadosamente planejados para garantir sua integridade e disponibilidade a longo prazo.

No Arquivo Histórico o enfoque se dá nos documentos que se encontram em sua fase permanente. São aqueles que após análise se tornam “pesquisáveis”. Temos como exemplo, documentos da Prefeitura de Erechim: requerimentos, boletins informativos, censos demográficos, anuários estatísticos, atas, autos, carta precatória, recibos, ordem de pagamento, guia de aquisição de estampilhas de aposentadoria dos menores, nota de expediente, relatório tribunal de justiça, ofícios expedidos, recibos, correspondências e cartas recebidas (para citar alguns exemplos) e documentos de empresas como Arioli e da Luce & Rosa.